Uitgestelde projectstart

Vaak wordt een besluit naar de volgende bestuursvergadering doorgeschoven. Als de opleverdatum niet mee kan schuiven kan dit een kostbare zaak worden.

---

De opleverdatum staat vast maar de start van het project wordt uitgesteld.

De opleverdatum van een project staat vaak vast en wordt bepaald door de ingangsdatum van een wettelijke regeling, de lanceringsdatum van een nieuwe dienst, het einde van het boekjaar etc. Bij een project met meerdere stakeholders is het ook niet gemakkelijk om alle partijen op een lijn te krijgen over de functionaliteit en de financiering van het project. Wat de betrokkenen zich niet realiseren is dat uitstel handenvol geld kost. Onderstaande figuur geeft op basis van ervaringscijfers uit een projectdatabase de relatie weer tussen de inspanning om een project van 1000 functiepunten te realiseren afhankelijk van de beschikbare doorlooptijd.

Effort in uren bij een kans op tijdige oplevering van 80%

De curve laat zien dat de benodigde inspanning exponentieel stijgt als de beschikbare doorlooptijd korter wordt. Een project van 16 maanden kost 12.500 manuur. Als het in 12 maanden moet worden uitgevoerd kost het 50.000 manuur of 4 x de oorspronkelijke begroting.

Hoe kan dat? Als het project sneller moet worden gerealiseerd moeten er meer mensen worden ingezet. De werkzaamheden worden in meerdere stukken geknipt voor iedere medewerker. De afstemming en de integratie van al die stukken kosten onevenredig meer inspanning. Om die inspanning te compenseren moeten weer extra mensen worden ingezet. In dit voorbeeld dus 4 maal zo veel om 25% verloren doorlooptijd in te halen.

In de praktijk heb ik niet meegemaakt dat het budget zo werd overschreden als in bovenstaand voorbeeld. Wél werd opgeleverd met een (afgesproken) beperkte functionaliteit en/of met enige vertraging. Vaak was al voorzien in een tweede fase waarin de ontbrekende functionaliteit alsnog werd gerealiseerd. Wat helpt is met een beperkt budget in afwachting van de definitieve projectstart alvast een 'proof of concept' te realiseren van het technisch moeilijkste onderdeel van het project. Dan is er op de dag van de formele start al een ingewerkte kern van de projectorganisatie met een voorsprong op de te overwinnen moeilijkheden. Deze optie is vaak goed te verkopen aan de opdrachtgever.